Word обеспечивает широкие возможности для редактирования и форматирования таблиц. Создав в документе таблицу Word, можно совершать следующие операции:

· вводить, копировать или вставлять текст и данные в ячейки;

· перемещать текст и данные между ячейками и таблицами;

· вставлять или удалять ячейки, строки и столбцы;

· объединять ячейки как по горизонтали, так и по вертикали;

· оформлять таблицу и отдельные ячейки границами;

· вводить в ячейки таблицы цвет и стандартные заливки;

· изменять поля ячеек и интервалы между ячейками;

· помещать в ячейки таблицы рисунки и автофигуры;

· выполнять вычисления с помощью формул и функций, как в электронных таблицах;

· сортировать данные в ячейках и т.п.

Для выполнения этих операций используются команды меню ТАБЛИЦА , контекстные меню и панель инструментов Таблицы и границы , кнопки которой не только дублируют команды меню ТАБЛИЦА , но и позволяют реализовать другие дополнительные возможности, упрощающие работу с таблицами.

Если таблица занимает несколько страниц документа, целесообразно первую строку таблицы объявить Заголовком (с помощью команды меню ТАБЛИЦА Заголовки). После этого первая строка таблицы будет воспроизводиться на всех страницах в качестве заголовка. При изменении ячеек первой строки изменятся и заголовки таблицы на всех последующих страницах.

Работа с таблицей Word как с базой данных

Обычные таблицы Word, содержащие в верхней строке названия столбцов, а в левом столбце названия строк, могут рассматриваться как простейшие реляционные базы данных (табличная организация данных называется также реляционной , каждая запись в таблице содержит информацию, относящуюся только к одному конкретному объекту).

Названия столбцов в верхней строке являются полями базы данных, а все последующие строки – записями базы данных.

В таблицах Word, содержащих однотипные записи, можно выполнять некоторые операции, характерные для работы с базами данных, например сортировку записей.

Строки таблицы (записи) можно отсортировать по возрастанию или убыванию, от старшего к младшему ключу сортировки и т.д. Для этого используют кнопки на панели инструментов Таблицы и границы или команды меню ТАБЛИЦА ® Сортировка . В диалоговом окне Сортировка указывают требуемые параметры – тип и порядок сортировки.

Таблицы Word могут также использоваться для выполнения операции слияния документов. Слияние документов – операция, предусматривающая включение в документ информации из базы данных (таблицы). Операция слияния документов используется для быстрого создания типовых писем, контрактов, приглашений, поздравлений, надпечаток конвертов и т.д.

С таблицами Word можно работать в режиме формы данных , при котором каждая строка таблицы отображается как отдельная запись данных, а текст каждого заголовка столбца становится соответствующим полем этой записи. Такой режим используется для упрощения ввода и изменения данных, особенно в больших таблицах.

Для представления таблицы в виде формы данных нужно установить курсор внутри таблицы и щелкнуть по кнопке Форма данных на панели инструментов Базы данных .

Вычисления в таблицах Word

В таблицах Word реализованы некоторые функции электронных таблиц. Подобно Excel, Word позволяет выполнять вычисления с помощью формул и функций.

Для проведения вычислений в таблице необходимо установить курсор в соответствующей ячейке (с ожидаемым результатом), использовать команду меню ТАБЛИЦА ® Формула и ввести данные в диалоговом окне Формула или выбрать нужную функцию. Формула всегда вводится после знака «равно» (=).

Word вставляет результаты вычисления в виде полей . При изменении исходных данных в ячейках таблиц Word в отличие от Excel не происходит автоматического пересчета результатов вычислений. Поэтому при изменении исходных данных или ссылок на ячейки таблицы результаты вычислений необходимо обновлять (с помощью клавиши F9 или команды контекстного меню Обновить поле ).

При копировании формул ссылки на адреса ячеек в таблицах Word не изменяются автоматически – не «настраиваются», как в Excel, т.е. ссылки на ячейки в таблицах Word всегда являются абсолютными , хотя и отображаются без знака доллара $. Поэтому при копировании формул ссылки на адреса ячеек Word нужно редактировать вручную .

Работа с полями

В документах Word, как и в других приложениях пакета Microsoft Office, используются особые структурные элементы - поля.

Поля - это специальные коды, которые дают команды приложению автоматически вставлять в документ, а впоследствии обновлять переменные данные: номера страниц, даты, номера рисунков, таблиц, а также текст, графику, формулы и т. д.

Использование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (имени файла, количестве страниц и т. п.), выполнять вычисления по формулам, создавать перекрестные ссылки. Поля вставляются автоматически при создании оглавления и предметного указателя. С помощью полей устанавливаются связи с другими документами и объектами, осуществляется непосредственный обмен данными в приложениях Windows, создаются формы и составные документы - конверты, наклейки, почтовые рассылки и т. п.

Word поддерживает несколько десятков различных типов полей Наиболее часто в документах встречаются поля РАGЕ (номер страницы) и DАТЕ (дата), которые вставляются с помощью команд ВСТАВКА ® Номера страниц и ВСТАВКА ® Дата и время. Для размещения в документе иллюстраций часто используют поля INCLUDEPICTURE.

Ввод, редактирование и форматирование текстов

Структура окна Microsoft Word .

Установка параметров страницы.

Ввод текста и его оформление.

Сохранение файла на диске.

Чтение файла с МД.

Работа с таблицами.

Печать документа.

Завершение работы с Microsoft Word .

Ввод, редактирование и форматирование текстов

Большинство документов, предназначенных для печати на бумаге, а также многие электронные документы являются текстовыми, то есть представляют собой блоки текста, состоящие из обычных слов, набранных обычными символами (буквами, цифрами, зна­ками препинания и другими). При работе с текстовыми доку­ментами компьютер превращается в подобие очень мощной и «интеллектуальной» пишущей машинки.

При подготовке текстовых документов на компьютере использу­ются три основные группы операций. Операции ввода позволяют перевести исходный текст из его внешней формы в электронный вид, то есть, в файл, хранящийся на компьютере. Под вводом не обязательно понимается машинописный набор с помощью клави­атуры. Существуют аппаратные средства, позволяющие выполнять ввод текста путем сканирования бумажного.оригинала, и програм­мы распознавания образов для перевода документа из формата графического изображения в текстовый формат.

Операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий электронный документ путем добавления или удаления его фрагментов, перестановки частей документа, слия­ния нескольких файлов в один или, наоборот, разбиения единого документа на несколько более мелких. Ввод и редактирование при работе над текстом часто выполняют параллельно.

При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа. Оформление документа задают операциями форматиро­вания. Команды форматирования позволяют точно определить, как будет выглядеть текст на экране монитора или на бумаге после печати на принтере.

Все электронные текстовые документы требуют ввода и, обычно, редактирования, но форматирование документа не всегда является обязательным.

Те программы, которые используются только для ввода и редактирования текста называются текстовыми редакторами. Если в программе документ можно и форматировать, то она называется текстовым процессором.

Загрузка по текстового редактора Word

Загрузить ПО Word можно несколькими способами, как и любого другого приложения Windows.

В панели задач щелкнуть по кнопке «Пуск»

В появившемся меню выбрать пункт «Программы»

Выбрать Microsoft Word.

Если на рабочем столе есть пиктограмма Word, то достаточно дважды щелкнуть по данной пиктограмме.

Нажав кнопку с символом W на панели инструментов «Быстрый запуск».

Окно программы Word

Структура окна Word 9x типична для приложений Windows. В нее входят элементы, необходимые для редактирования и формати­рования текстов. В верхней части окна располагаются панели команд , к которым относятся строка меню и панели инструментов . После установки программы в ней по умолчанию присутствуют две панели инструментов - Стандартная и Форматирование. Однако если в ходе работы возникает необходимость в других панелях инструментов, их тоже можно открыть и расположить вдоль любой границы окна или отдельно.

Под панелями инструментов располагается линейка , проградуированная в сантиметрах или дюймах. Она помогает контролиро­вать размещение элементов страницы и управлять операциями форматирования.

Основную часть окна занимает рабочая область , содержащая окно. редактируемого документа. Если окно документа развернуто на всю рабочую область, то оно совпадает с окном программы. Поэто­му в окне присутствуют два набора кнопок управления размером. Верхние кнопки относятся к программе, а нижние - к документу, и путать их не надо.

Вертикальная полоса прокрутки программы Word 9x имеет особен­ность. Под ней расположены три дополнительные кнопки перехода: на страницу вверх и вниз или к избранному объекту, в качестве которого может выступать страница, раздел, таблица, сноска, заголовок, рисунок и т.п.

В самой нижней части окна располагается строка состояния . Она содержит справочную информацию о документе и индикаторы, указывающие на текущий режим работы.

Рис.1. Окно текстового процессора Word.

«Тема 3 Операции редактирования Редактирование – это изменение содержания документа. К операциям редактирования относятся: удаление, ...»

Операции редактирования

Редактирование – это изменение содержания документа. К операциям редактирования относятся: удаление, добавление, копирование и перемещение.

3.1 Операция удаления

Символы или выделенный фрагмент удаляются клавишами BackSpace

3.2 Операция добавления

Может выполняться в режиме вставки или замещения символов. В режиме вставки новые символы вставляются с текст, а в режиме замены новые символы набираются поверх старых, стирая их. Текущий режим отображается в строке состояния (режим ЗАМ). Переключение режимов выполняется клавишей Insert (Ins) или двойным щелчком по режиму ЗАМ.

3.3 Операции перемещения и копирования

Для выполнения операций можно использовать два подхода:

1) Копировать/перемещать непосредственно в тексте документа.

2) Копировать/перемещать с использованием буфера обмена.

3.3.1 Копирование и перемещение непосредственно в документе Способы Выполнение

Для перемещения: Для копирования:

1) Выделить фрагмент. 1) Выделить фрагмент.

2) Установить курсор внутрь фраг- 2) Удерживая клавишу Ctrl, перемещать Левой мента, и, зацепив его левой кноп- фрагмент. При достижении курсором нужкнопкой кой мыши, потащить на новое ме- ного места сначала отпустить кнопку мысто. Новое положение фрагмента ши, а затем Ctrl. Указатель при копиромыши определяется указателем вивании имеет вид:

1) Выделить фрагмент.

Правой 2) Установить курсор внутрь фрагмента, и, зацепив его правой кнопкой мыши, кнопкой потащить на новое место.

3) Отпустить кнопку мыши и выбрать из появившегося контекстного меню нужмыши ную операцию: «Переместить» или «Копировать»

3.3.2 Копирование и перемещение через буфер обмена Буфер обмена – это участок памяти, в который временно помещается информация.

Содержимое буфера может быть вставлено в любую другую программу.

При помещении в буфер нового участка информации старое содержимое стирается. Информация из буфера может быть вставлена сколько угодно раз.

Порядок работы с буфером обмена

1) Выделить фрагмент и поместить его в буфер (скопировать или вырезать).

2) Установить курсор в нужное место и выполнить вставку из буфера.

Описанные действия можно выполнить различными способами:

Кнопка панели Действие Меню Клавиши «Стандартная»

ПРАВКА - ВЫРЕЗАТЬ Удалить в буфер Shift Delete

ПРАВКА - КОПИРОВАТЬ

Копировать в буфер Ctrl Insert ПРАВКА - ВСТАВИТЬ Вставить из буфера Shift Insert Эти же команды можно выполнить, используя контекстным меню.

3.3.3 Область задач «Буфер обмена»

В Microsoft Office версии 2003, существует возможность накопления и вставки до 24 фрагментов, помещаемых в буфер обмена. Для работы с этими фрагментами нужно вывести буфер обмена в области задач: меню ПРАВКА БУФЕР ОБМЕНА OFFICE.

Возможные операции:

Вставить любой из фрагментов, находящихся на панели (щелчок мыши);

Вставить все фрагменты (кнопка «Вставить все»);

Удалить все фрагменты (кнопка «Очистить все»);

Удалить отдельный фрагмент (щелкнуть нужный фрагмент и выбрать из списка команду «Удалить»).

Для настройки работы панели буфера обмена нужно использовать список «Параметры».

3.3.4 Копилка В Word существует возможность накопления нескольких фрагментов текста или объектов из разных частей документов или нескольких документов и вставки их единой группой в нужное место документа. Эта возможность реализована с помощью «Копилки». В отличие от панели «Буфер обмена» копилка сохраняется вместе с документом.

Собирание копилки

1. Выделить первый фрагмент и поместить в копилку, нажав Ctrl F3.

Фрагмент будет вырезан в копилку, если его нужно оставить в тексте, то выполнить команду «Отменить». Повторить это действие для каждого фрагмента, который следует поместить в копилку.

2. Установить курсор в то место, куда следует вставить содержимое копилки и нажать Ctrl Shift F3 (при этом копилка очистится).

3. Для многократной вставки содержимого копилки выполнить команду ВСТАВКА - АВТОТЕКСТ – КОПИЛКА.

Замечание: Несколько отдельно стоящих фрагментов можно выделить, удерживая клавишу Ctrl.

3.4 Поиск и замена В Word существует возможность поиска и замены текста, форматирования, спец. символов (например, маркеров абзаца, разрывов страниц), полей и т.д. Для расширения поиска можно использовать подстановочные знаки и коды ("*", "?").

Выполняется командой меню ПРАВКА - НАЙТИ (ЗАМЕНИТЬ).

В окне диалога в поле «Найти» («Заменить») требуется ввести текст для поиска/замены. При необходимости дополнительно (кнопка «Больше») можно задать особое форматирование (кнопка «Формат») или спецсимвол (кнопка «Специальный»). Можно также выбрать из списка направление поиска и уточняющие характеристики, установив нужный флажок.

Найденные элементы можно просматривать по кнопке «Найти далее»

или одновременно выделить их все, включив флажок и нажав кнопку «Найти все».

При выполнении замены по кнопке «Заменить» заменяется очередной найденный элемент, а по кнопке «Заменить все» - все элементы, найденные в документе.

Например, в тексте имеются заголовки, отделенные от основного текста пустыми строками и отформатированные шрифтом Arial. Требуется отформатировать такие заголовки стандартным стилем «Заголовок 1» (для последующего создания оглавления) и удалить пустые строки.

Порядок выполнения:

1) Команда ПРАВКА – ЗАМЕНИТЬ; кнопка «Больше»;

Установить курсор в поле «Найти», нажать кнопку «Формат», выбрать «Шрифт» и установить шрифт «Arial».

Установить курсор в поле «Заменить», нажать кнопку «Формат», выбрать «Стиль» и установить стиль «Заголовок 1».

Нажать кнопку «Заменить все».

2) В полях «Найти» и «Заменить» нужно снять форматирование путем нажатия одноименной кнопки.

Для поиска пустых строки нужно найти два подряд идущих маркера абзаца.

В поле «Найти» нажать кнопку «Специальный» и выбрать «Знак абзаца». Повторить действие;

В поле «Заменить» установить один знак абзаца.

нажать кнопку «Заменить все».

Поиск с помощью подстановочных знаков В окне «Найти»/ «Заменить» нажать кнопку «Больше» и установить флажок «Подстановочные знаки».

Подстановочные знаки для элементов:

Знак? - один любой символ. Например, если ввести «г?д», то будут найдены слова «гад», «гид» и «год».

Знак * - любая последовательность знаков. Например, если ввести «г*д», то будут найдены слова «год», «город» и «град».

Замечание: Для быстрого поиска элементов, таких как графические элементы или примечания, на вертикальной полосе прокрутки нажмите кнопку «Выбор объекта перехода», а затем выберите нужный элемент. Для поиска следующего или предыдущего элемента такого же типа можно использовать кнопки «Следующий» и «Предыдущий».

Лабораторная работа "Операции редактирования" Задание 1 Использование копирования

1.1 Установить размер бумаги A4, поля – по 2 см.

1.2 Включить отображение непечатаемых символов и набрать фрагмент текста, в соответствии с Наименование оборудования образцом (маркерами и обо- Элементы памяти значены конец абзаца и конец Double Interface Memory Module 1 Mb-70 строки абзаца, текст границами не обрамлять):

1.3 Скопировать текст строки «Double Interface Memory Modal 1 Mb-70» Наименование оборудования в буфер обмена. Выполнить Элементы памяти вставку из буфера в пустые стро- Double Interface Memory Module 1 Mb-70 ки абзаца. Double Interface Memory Module 8 Mb-70

1.4 Перейти в режим замены и Double Interface Memory Module 16Mb-70 исправить размер памяти. Double Interface Memory Module 32Mb-70 Вернуться к режиму вставки.

Задание 2 Форматирование фрагмента

2.1 Для заголовка «Наименование оборудования» установить:

центрирование по горизонтали, шрифт – Impact, размер – 16 пт, подчеркивание двойной линией.

2.2 Для следующего абзаца «Элементы памяти…» установить параметры абзаца:

выравнивание – слева; выступ первой строки – 1 см, отступ слева см, интервал перед абзацем – 6 пт, межстрочный интервал – полуторный, границу слева - двойную, ширина линии 1.5 пт, цвет – серый.

2.3 Для строки «Элементы памяти» установить параметры шрифта:

фон – темно-серый, шрифт – Arial Narrow, размер – 12 пт, ширина символов (масштаб) интервал - разреженный на 3 пт, цвет символов – белый, начертание – полужирное.

2.4 Установить для чисел обрамление слова - пунктирной линией.

Фрагмент должен принять вид:

Наименование оборудования Элементы памяти Double Interface Memory Module 1 Mb-70 Double Interface Memory Module 8 Mb-70 Double Interface Memory Module 16Mb-70 Double Interface Memory Module 32Mb-70

–  –  –

4.13 * Ниже набрать текст в рамке и скопировать матрицу из предыдущего задания. Изменить обрамление на двойные линии. Сохранить файл под тем же именем.

Для вычисления перемещения узлов используется определитель матрицы, вычисляемый как:

b1 d1 d1 d1 e1 f1 d1 f1 e1 b2 d2 d2 d2 e2 f2 d2 f2 e2 b3 d3 d3 d3 e3 f3 d3 f3 e3 Задание 5 Использование буфера обмена Сформировать приказ выхода студентов 1-го курса специальности ПГС на общегородской субботник.

5.1 Открыть документ СПИСКИ.DOC 1

5.2 Вывести в область задач «Буфер обмена». (При необходимости очистить ее полностью)

5.3 В группе ПГС-11 скопировать в буфер обмена пять первых человек.

В группе ПГС-12 скопировать в буфер обмена пять человек - с 6 по 10. В группе ПГС-13 скопировать в буфер обмена пять последних человек. Проследить, чтобы копируемые фрагменты появлялись в области задач «Буфер обмена».

5.4 Открыть документ с проектом приказа ПРИКАЗ.DOC.

5.5 Вызвать диалоговое окно для сохранения документа под новым именем. Сохранить документ в своей папке под именем «ЛР4 - СУББОТНИК».

5.6 При необходимости вывести в область задач «Буфер обмена» и в нужные места приказа вставить фрагменты из буфера.

Задание 6 Использование буфера обмена Сформировать приказ об объявлении благодарности студентам, принявшим участие в общегородском субботнике.

6.1 Создать новый документ.

6.2 Набрать текст приказа:

По результатам проведения общегородского субботника объявить благодарность следующим студентам:

6.3 После текста вставить все фрагменты из буфера.

Путь доступа к файлу: !PUBLIC:\-ЗАДАНИЯ-\1 КУРС\СПИСКИ.DOC

6.4 Перед текстом скопировать из предыдущего документа шапку приказа.

Контрольные вопросы.

1. Что такое редактирование? Какие операции относятся к редактированию?

2. Операция удаления (отдельных символов, фрагмента).

3. Операция добавления. Понятие режима вставки/замены символов при наборе.

Переключение режимов.

4. Два подхода при копировании и перемещении данных.

5. Операции копирования и перемещение без использования буфера обмена.

6. Операции копирования и перемещение с использованием буфера обмена.

7. Работа с «Буфером обмена» в области задач.

8. Назначение «копилки» в Word. Порядок работы с копилкой.

9. Выполнения операции поиска текста. Замена повторяющихся фрагментов тек-

Похожие работы:

«1 ПОЛОВОЙ ДИМОРФИЗМ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ МОЗГА ПРИ ОБРАБОТКЕ РЕЧЕВОЙ ИННФОРМАЦИИ Вольф Н.В., Разумникова О.М. Государственное учреждение НИИ физиологии Сибирского отделения РАМН Методические достижения последних десятилетий, позволившие проводить прижизненные исследования, как с...»

«Верхнемодулярные элементы реш тки многообразий полугрупп. II е Б. М. ВЕРНИКОВ Уральский государственный университет e-mail: [email protected] УДК 512.532 Ключевые слова: полугруппа, многообразие, решётка, верхне...» структура приспосабливается к инверсии или субверсии своих терминов -но не к их реверсии Ж. Бодрийяр Знаменитая радикальная фемини...» ИНСТРУКЦИЯ Метрология Установка для поверки бытовых счетчиков газа УПГС-07 МЕТ...»

«Трудоемкость дисциплины по стандарту (учебному плану), час 90 В том числе: лекции 16 лабораторные занятия практические занятия 18 курсовые проекты (работы) 40 самостоятельная работа 56 контрольные мероприятия: зачет нет эк...»

2017 www.сайт - «Бесплатная электронная библиотека - различные документы»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам , мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.

Создание и редактирование текстовых документов

Средства работы с текстовыми документами

Ввод, редактирование и форматирование текстов

Большинство документов, предназначенных для печати на бумаге, а также многие электронные документы являются текстовыми, то есть представляют собой блоки текста, состоящие из обычных слов, набранных обычными символами (буквами, цифрами, зна­ками препинания и другими). При работе с текстовыми доку­ментами компьютер превращается в подобие очень мощной и «интеллектуальной» пишущей машинки.

При подготовке текстовых документов на компьютере использу­ются три основные группы операций. Операции ввода позволяют перевести исходный текст из его внешней формы в электронный вид, то есть, в файл, хранящийся на компьютере. Под вводом не обязательно понимается машинописный набор с помощью клави­атуры. Существуют аппаратные средства, позволяющие выполнять ввод текста путем сканирования бумажного оригинала, и програм­мы распознавания образов для перевода документа из формата графического изображения в текстовый формат.

Операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий электронный документ путем добавления или удаления его фрагментов, перестановки частей документа, слия­ния нескольких файлов в один или, наоборот, разбиения единого документа на несколько более мелких. Ввод и редактирование при работе над текстом часто выполняют параллельно.

При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа. Оформление документа задают операциями форматиро­вания. Команды форматирования позволяют точно определить, как будет выглядеть текст на экране монитора или на бумаге после печати на принтере.

Текстовые редакторы и текстовые процессоры

Все электронные текстовые документы требуют ввода и, обычно, редактирования, но форматирование документа не всегда является обязательным. Например, при написании текста компьютерной программы форматирование не требуется, поскольку исходный текст предназначен не для печати, а для последующей обработки программой -компилятором.

Более того, форматирование текстового документа во многих случаях вредит делу, поскольку информация о форматировании заносится в текст в виде невидимых кодов. Наличие подобных кодов может мешать определенным программам работать с текс­тами. Так, например, текстовый редактор Блокнот не способен отобразить на экране текстовый файл, созданный в текстовом процессоре Word Pad, хотя обе программы принадлежат к одной группе стандартных программ Windows 9x и обе предназначены для работы с текстами.

Таким образом, исторически сложилась ситуация, при которой некоторые документы требуют форматирования, а некоторые - нет. Оказалось удобным иметь различные программы: одни из них используются только для ввода и редактирования текста, а другие позволяют также его форматировать. Первые программы называют текстовыми редакторами, а вторые - текстовыми процессорами.

Все текстовые редакторы сохраняют в файле «чистый» текст и благодаря этому совместимы друг с другом. Различные текстовые процессоры записывают в файл информацию о форматировании по-разному и поэтому несовместимы друг с другом. Однако во многих текстовых процессорах есть возможность преобразования текста из одного формата в другой.

В состав системы Windows 9x входит стандартный текстовый редак­тор Блокнот и простой текстовый процессор WordPad. Нефор­матированные текстовые файлы в системе Windows имеют расширение. ТХТ, а файлы WordPad - расширение. DOC.

Текстовый процессор Word 9x

Стандартная программа WordPad, знакомая нам по операционной системе Windows 9x, на деле является очень упрощенной версией профессионального текстового процессора Word. Эта программа выпускается компанией Microsoft и за многие годы прошла дол­гий путь развития. Последняя версия программы носит название Word 97, но в эксплуатации находятся также версии Word 95 и еще более ранняя версия Word 6.0. Здесь и далее мы будем гово­рить об общих чертах этих программ, как о Word 9x.

Окно программы Word

Структура окна Word 9x типична для приложений Windows. В нее входят элементы, необходимые для редактирования и формати­рования текстов. В верхней части окна располагаются панели команд, к которым относятся строка меню и панели инструментов. После установки программы в ней по умолчанию присутствуют две панели инструментов - Стандартная и Форматирование. Однако если в ходе работы возникает необходимость в других панелях инструментов, их тоже можно открыть и расположить вдоль любой границы окна или отдельно.

Под панелями инструментов располагается линейка, проградуированная в сантиметрах или дюймах. Она помогает контролиро­вать размещение элементов страницы и управлять операциями форматирования.

Основную часть окна занимает рабочая область, содержащая окно редактируемого документа. Если окно документа развернуто на всю рабочую область, то оно совпадает с окном программы. Поэто­му в окне присутствуют два набора кнопок управления размером. Верхние кнопки относятся к программе, а нижние - к документу, и путать их не надо.

Вертикальная полоса прокрутки программы Word 9x имеет особен­ность. Под ней расположены три дополнительные кнопки перехода:

на страницу вверх и вниз или к избранному объекту, в качестве которого может выступать страница, раздел, таблица, сноска, заголовок, рисунок и т. п.

В самой нижней части окна располагается строка состояния. Она содержит справочную информацию о документе и индикаторы, указывающие на текущий режим работы.

Режимы представления документа

Начинать работу по изучению программы Word 9x следует с загрузки готового документа. Такой документ должен иметь рас­ширение. DOC. Загрузив произвольный документ, можно поэкспериментировать с режимами представления документа на экране. Таких режимов несколько:

1. Слева от горизонтальной полосы прокрутки располагаются четыре кнопки, позволяющие выбрать вид отображения доку­мента в рабочей области.

2. Первая кнопка включает обычный режим. Этот режим использу­ют при простом вводе и редактировании текста. В этом режиме не отображаются специальные элементы страницы, рисунки и столбцы текста. Это режим предназначен только для работы с текстом.

3. Режим электронного документа (В этом режиме на экране не отображаются кнопки выбора метода представления документа, поэтому в данный режим легко войти, но сразу не сообразишь, как из него выйти. Надо воспользоваться меню Вид. В нем имеются нужные элементы управления) наиболее удобен, если речь идет не о редактировании, а о просмотре готового документа. Слева открывается дополнительная панель с содержанием доку­мента. Она дает наглядное представление о структуре документа и обеспечивает удобный переход к любому разделу.

4. В режиме разметки документ представляется на экране точно так, как он будет выглядеть при печати на бумаге. Этот режим наиболее удобен для операций форматирования.

5. Последняя кнопка открывает документ в режиме структуры. Этот режим удобен для работ над планом документа (составле­ние, просмотр, редактирование).

Работа с несколькими документами

В отличие от своего упрощенного аналога, процессора WordPad, текстовый процессор Word 9x позволяет работать одновременно с несколькими документами. Каждый из них открывается в своем окне. Эти окна не выходят за пределы общего окна программы, но могут перекрывать друг друга. Средства текстового процессора позволяют управлять удобным размещением этих окон на экране и переключаться между ними.

Активное окно документа имеет собственные кнопки: сворачиваю­щую: Ц, разворачивающую: [Э и закрывающую: И - После сворачивания окно документа отображается в виде небольшой панели в левом нижнем углу рабочей области. При разворачивании окно занимает всю рабочую область окна приложения. Название текущего файла переносится в строку заголовка приложения, а кнопки управления размером окна - в строку меню.

Размеры отдельных окон документов можно изменять методом протягивания. Это делается так же, как изменение размера обыч­ных окон приложений.

Для переключения в окно нужного документа можно щелкнуть кнопкой мыши в любом месте этого окна. Если же нужное окно полностью закрыто окнами других документов, то для переклю­чения можно использовать меню Окно. Оно содержит пункты, соответствующие каждому из открытых документов.

Последовательно переключаться между открытыми окнами документов можно с помощью клавиатурных комбинаций. Комбинацией CTRL+F6 перебирают окна в прямом порядке, a CTRL+SHIFT+F6 - в обратном.

Команда Окно > Упорядочить все позволяет увидеть в рабочей области все окна документов одновременно. В этом случае окна располагаются друг над другом. Все они принимают одинаковый размер, а их суммарная высота соответствует высоте рабочей области. В таком режиме удобно работать только на мониторах большого размера. На мониторах малого размера удобный прием состоит в раскладывании окон каскадом, но он выполняется вручную.

Базовые операции по вводу и редактированию (правке) текста стандартны для всех текстовых редакторов и текстовых процессо­ров, поэтому знакомства с такими стандартными программами Windows 9x, как Блокнот и WordPad, уже достаточно, чтобы научиться применять те же средства в процессоре Word 9x.

1. Окно текущего документа всегда содержит мигающую верти­кальную черту - курсор. Ввод текста осуществляется путем набора с клавиатуры. Вводимые символы появляются в месте расположения курсора. Курсор при вводе сдвигается вправо (Чтобы вводимый текст замещал, а не сдвигал текст, имевшийся ранее, включают режим замены. Переключение режима замены осуществляют нажатием клавиши INSERT или двойным щелчком на индикаторе ЗАМ в строке состояния).

3. По достижении правого края страницы текст автоматически переносится на новую строку. Чтобы принудительно завершить строку и начать новый абзац, надо нажать клавишу ENTER.

Перемещение курсора

4. Установить курсор в нужное место документа проще всего щелчком мыши в нужной точке. То же можно выполнить кур­сорными клавишами. Прочие доступные клавиатурные комби­нации приведены в сопроводительной таблице.

Работа с фрагментами текста

5. Для удаления, копирования и перемещения фрагментов текста соответствующий фрагмент должен быть сначала выделен. Выде­ление фрагмента производится протягиванием мыши или любой командой перемещения курсора при нажатой клавише SHIFT.

6. Выделенный фрагмент удаляют нажатием клавиши DELETE или просто путем набора замещающего текста. Перемещение фрагмента можно осуществить методом перетаскивания, хотя намного удобнее использовать буфер обмена.

Средства поиска и замены

При работе с длинными документами иногда приходится вносить в них повторяющиеся изменения. Программа Word 9x имеет спе­циальные средства для поиска и замены. Эти средства позволяют найти в тексте фрагмент, заданный в виде текстовой строки, и заменить указанную строку новым текстом. Команда поиска полез­на, когда известно, о чем говорится в нужном абзаце, но совер­шенно неизвестно, в какой части документа он располагается.

1. Диалоговое окно Найти и заменить открывают командой Прав­ка > Найти или комбинацией CTRL+F. Можно также щелкнуть на кнопке Выбор объекта перехода и на открывшейся панели выбрать значок Найти.

2. В поле Найти вводят фрагмент разыскиваемого текста.

3. Чтобы задать дополнительные параметры поиска, надо щелк­нуть на кнопке Больше.

4. Дополнительные кнопки Формат и Специальный позволяют разыскивать текст, отформатированный указанным образом, и специальные «непечатаемые» символы. Поиск начинается после щелчка на кнопке Найти далее.

5. Для автоматической замены найденного текста используют элементы управления вкладки Заменить.

6. Заменяющую строку вводят в поле Заменить на. Стандартный прием поиска и замены заключается в том, что по щелчку на кнопке Найти далее разыскивается очередное место, где задан­ная строка встречается в документе, а затем щелчком на кнопке Заменить выполняется замена (если она необходима). Если заранее известно, что замену следует произвести по всему доку­менту и во всех случаях, можно сразу щелкнуть на кнопке Заме­нить все.

7. Элементы управления вкладки Перейти используют для перехо­да к специфическому тексту или объекту, например к заданной странице, сноске или рисунку.

8. Тип объекта выбирают в раскрывающемся списке Объект пере­хода, после чего в поле Введите номер задают его абсолютный или относительный номер.

9. Переход выполняют щелчком на одной из кнопок Следую­щий, Предыдущий или Перейти.

Отмена действия ошибочных команд

Человеку, как известно, свойственно ошибаться, и работа в тек­стовом процессоре не является исключением. Ошибки, приводящие к потере больших фрагментов текста, могут потребовать значительного времени на их исправление, а если оригинал тек­ста не сохранился, то трудности могут быть непреодолимыми.

Текстовый процессор Word 9x обеспечивает своего рода «стра­ховку» от подобных ошибок. Он позволяет отменять действие ошибочных команд и восстанавливать состояние документа, предшествующее неправильным операциям.

Отмену последней выполненной команды выполняют командой Правка - Отменить, кнопкой Отменить на панели инструментов или клавиатурной комбинацией CTRL+Z. Серия отмен позволяет отменить действие нескольких предыдущих команд.

Для отмены нескольких последних команд можно также щелкнуть на раскрывающей кнопке рядом с кнопкой Отменить на панели инструментов. При этом открывается список команд, отмена действия которых возможна.

Отмена подразумевает восстановление состояния документа таким, каким оно было до исполнения соответствующей команды. Поэтому при движении вниз по данному списку отменяемые команды выбираются автоматически. Выбранные команды выде­ляются цветом, а в нижней строке указывается общее число отме­няемых команд. Отмену группы команд выполняют щелчком мыши на последней отменяемой команде.

Если операция была отменена по ошибке, то сразу после этого ее можно повторить с помощью команды Правка-Повторить, кнопки Вернуть или комбинации клавиш CTRL+Y. Последовательное выполнение такой операции позволяет повторить ряд отмененных команд. Кнопка Вернуть, как и кнопка Отменить, имеет раскрывающийся список, позволяющий повторить группу команд.

Повторение операций возможно только непосредственно после их отмены. Если вместо этого выполнить другую операцию, например ввод, то список повторяемых команд очищается, а кнопка Вернуть становится неактивной.

Определение вида и начертания шрифта

Один из наиболее простых и, в то же время, наиболее вырази­тельных способов изменения внешнего вида текста состоит в изменении шрифта, которым он написан. Правда, прикладные программы не занимаются управлением шрифтами, установлен­ными на компьютере, - этим занимается сама операционная сис­тема Windows. Прикладные программы в этом вопросе лишь опираются на операционную систему, хотя и могут создавать некоторые дополнительные специальные эффекты.

1. В Word 9x по умолчанию все операции изменения шрифта применяются к выделенному фрагменту текста или, при отсут­ствии выделения, к слову, на котором располагается курсор. Для простейших операций по изменению вида и начертания шрифта используют панель инструментов Форматирование.

В раскрывающемся списке Шрифт выбирают гарнитуру, в списке Размер шрифта определяют размер символов, а кнопками Полужирный, Курсив и Подчеркнутый изменяют их начертание.

2. Эффекты, недоступные с панели инструментов Форматиро­вание, можно создать в диалоговом окне Шрифт, которое открывают командой формат > Шрифт или пунктом Шрифт в контекстном меню. В нижней части всех вкладок этого диалогового окна приводится пример текста, написанного в соответствии с заданными параметрами шрифта.

3. Элементы управления вкладки Шрифт соответствуют элементам панели инструментов Форматирование. Раскрывающийся список Подчеркивание предоставляет нестандартные варианты подчеркивания текста (например, двойной чертой или пунктиром). Цвет отображения текста изменяют в раскрывающемся списке Цвет. Эта операция имеет смысл только для электрон­ных документов и документов, которые будут распечатываться на цветном принтере. Нестандартные эффекты оформления текста создают установкой флажков на панели Эффекты.

4. Элементы управления вкладки Интервал позволяют изменить интервал между символами. Благодаря этому текст может быть уплотнен или разрежен, что нередко используют в заголовках.

5. Средства вкладки Анимация используют для динамического оформления текста, но только в электронных документах.

Выравнивание абзацев

Основной смысловой единицей текста обычно является абзац. Поэтому команды выравнивания и операции форматирования предназначены для изменения внешнего вида отдельных абзацев.

Выравнивание абзаца - это расположение его текста в соответ­ствии с заданными правилами. Чаще всего речь идет о горизон­тальном выравнивании текста, то есть о его расположении между правым и левым полями страницы.

1. При выравнивании по левому краю все строки абзаца начинаются с одной и той же позиции, то есть левый край абзаца образует вертикальную линию.

2. При выравнивании по правому краю то же можно сказать о пра­вой границе абзаца.

3. При выравнивании по ширине ровными оказываются и левая, и правая границы.

4. В случае выравнивания по центру строки располагаются симмет­рично относительно вертикальной оси, проходящей через середину страницы. Такое выравнивание нередко применяют для заголовков.

5. Книги, журналы и другие печатные издания и документы на русском языке традиционно оформляют с использованием выравнивания по ширине. В англоязычных документах обходятся только выравниванием по левому краю.

6. В программе Word выравнивание задают щелчком на соответ­ствующей кнопке на панели инструментов Форматирование. Из четырех кнопок (По левому краю, По центру, По правому краю и По ширине) может быть включена только одна.

Форматирование с помощью линейки

Линейка не только предоставляет информацию о разметке доку­мента, но и является мощным инструментом форматирования. Она позволяет управлять боковыми границами и позициями табуляции текущего абзаца. Границы абзаца задают путем пере­мещения (перетаскивания) специальных маркеров.

1. Треугольный маркер, расположенный слева внизу (острием вверх) задает левую границу для всех строк абзаца, кроме первой.

2. Перевернутый треугольный маркер слева вверху задает линию начала первой строки абзаца и позволяет сформировать абзац­ный отступ.

3. Квадратный маркер под линейкой - это элемент управления, всегда располагающийся непосредственно под треугольным маркером левой границы абзаца. При его перетаскивании оба маркера левой границы перемещаются вместе, с сохранением их относительного положения. Такое специальное оформление абзаца можно использовать при форматировании эпиграфов, особенно важных фрагментов текста, цитат и так далее.

4. Треугольный маркер, расположенный справа, задает правую границу текущего абзаца.

5. Линейку также используют для задания позиций табуляции. Позиции табуляции применяют, когда строка состоит из нескольких полей, например в несложной таблице. По умолча­нию позиции табуляции располагаются через каждые полдюйма и отмечаются на линейке короткими вертикальными засечками.

6. Символ, обозначающий позицию табуляции, располагается на линейке слева. Он имеет вид «уголка». Щелкнув на нем, можно изменить вид символа табуляции и, соответственно, метод отоб­ражения текста.

Выбранный символ табуляции устанавливают щелчком на линейке. В дальнейшем его положение можно изменять перетаскиванием. Для удаления символа табуляции его перетаскивают за пределы линейки. После установки позиции табуляции вручную все пози­ции табуляции, заданные по умолчанию и расположенные до нее, удаляются.

Автоматизация форматирования.

В длинных документах большинство абзацев форматируется оди­наково. Точнее говоря, обычно существует несколько вариантов оформления абзаца, которые многократно используются внутри документа.

Форматировать абзац вручную при каждом изменении текста неудобно, особенно если учесть, что, вероятнее всего, уже сущест­вует абзац, отформатированный так, как нужно. Программа Word решает эту проблему, позволяя производить форматирование по образцу, а также путем применения наперед заданных стилей форматирования.

Форматирование по образцу

Чтобы выполнить форматирование по образцу, надо установить курсор на абзац, имеющий нужный метод форматирования, и щелкнуть на кнопке Формат по образцу. Далее можно щелкнуть на абзаце, формат которого требуется изменить, и он будет выглядеть точно так же, как выбранный в качестве образца.

Если требуется изменить формат нескольких абзацев, надо дважды щелкнуть на кнопке Формат по образцу. После внесе­ния всех необходимых изменений, надо еще раз щелкнуть на кнопке Формат по образцу или нажать клавишу ESC.

Стили форматирования.

Стиль форматирования - это совокупность всех параметров оформления, определяющих формат абзаца. Доступные стили перечислены в раскрывающемся списке Стиль, расположенном на панели инструментов форматирование. В начале работы с программой Word этот список содержит перечень стилей, заданных по умолчанию.

При выборе одного из стилей, представленных в данном списке, изменяется формат текущего абзаца (абзаца, в котором расположен курсор) или формат выделенного фрагмента (С точки зрения компьютера абзацем считается любой фрагмент текста, ограниченный с двух сторон символами «возврат карет­ки» (код 13). Этот код вводится в текст всякий раз, когда мы нажимаем клавишу ENTER. Этот код считается невидимым, поскольку ему не соответствует ни одна буква. Но увидеть его все-таки можно, если щелкнуть на кнопке Непечатаемые символы).

Создание стиля

Создание стиля по образцу

Это самый наглядный способ создания стиля. Для этого нужно отформатировать абзац, щелкнуть на поле Стиль и ввести название нового стиля. После этого список Стиль будет содер­жать название нового стиля.

Изменение стиля

Если изменить оформление абзаца, использующего определен­ный стиль, а затем щелкнуть на поле Стиль и нажать клавишу ENTER, откроется диалоговое окно Переопределение стиля. С его помощью можно восстановить форматирование абзаца в соответствии с ранее определенным стилем или изменить стиль по всему документу. При изменении стиля все абзацы, использующие этот стиль, переформатируются автоматически.

Разработка нового стиля

Если требуется подготовить новый стиль для использования в документе, следует дать команду Формат ^ Стиль. В диалоговом окне Стиль можно щелкнуть на кнопке Создать (для создания нового стиля) или Изменить (для изменения существующего).

В новом диалоговом окне Создание стиля (соответственно, Изменение стиля) можно задать имя нового стиля и указать, какой из существующих стилей принимается за основу.

Чтобы изменить оформление определяемое данным стилем, надо щелкнуть на кнопке Формат и выбрать в открывшемся меню форматируемый элемент.

Если включить флажок Добавить в шаблон (Шаблон – служебный документ с расширением DOT, содержащий отформатированный образец документ а и средства управления, характерные для документа данного типа (набор стилей, настройка панелей и т. д.). По умолчанию при создании нового документа используется шаблон Обычный – Normal. dot), создаваемый (изменяемый) стиль добавляется в стандартный шаблон программы Word, после чего этот стиль можно использовать и в других документах.